Politique de dénonciation de UBA Bénin

The Privacy Policy

Pour favoriser un environnement sain de gouvernance d’entreprise au sein de toute institution, il est important qu’il existe des politiques solides en matière d’éthique, de conduite professionnelle et de gouvernance d’entreprise qui soient bien documentées et communiquées et conformes au Code de gouvernance d’entreprise de la Banque Centrale pour les banques et aux autres directives réglementaires pour la dénonciation dans l’industrie bancaire du Beninaise.

Eu égard à la nature même de ces politiques, leur violation ferait certainement l’objet de dissimulation par les auteurs. Il s’avère par
conséquent impérieux de créer un environnement permettant à toute partie prenante informée de telle violation ou mauvaise conduite, de « tirer sur la sonnette d’alarme ».
 
La Banque accorde une attention particulière aux cas où ces normes de portée élevée ne sont pas rigoureusement observées, dans la mesure où le non respect des normes peut être préjudiciable à la réputation de la banque tant au plan commercial que réglementaire.
 
C’est dans ce contexte que la Banque a institué cette politique d’alerte ; les objectifs globaux de cette politique sont énoncés à la Section 3.

Objectifs

Encourager les employés et autres parties prenantes bien intentionnés de la Banque à se sentir en confiance lorsqu’ils soulèvent de sérieuses préoccupations sur le lieu de travail, particulièrement celles touchant à la Gouvernance d’Entreprise, à la Déontologie et à l’Ethique.
 
Fournir les voies par lesquelles ces préoccupations pourraient être véhiculées sans crainte de représailles.
 
Fournir les processus et procédures appropriés à suivre pour enquêter sur les plaintes ou inquiétudes soulevées, les régler, et ensuite.
 
Faire retour des actions prises ou mises en oeuvre par la Direction Générale.
 
Soumettre un rapport trimestriel au Conseil.
 
Soumettre des rapports périodiques aux autorités réglementaires compétentes, selon ce qui peut être requis de temps à autre.

Les personnes physiques (concernées)

Dans le cadre de cette procédure, les employés comprennent les Directeurs, le personnel permanent, le personnel non confirmé, les anciens employés, le personnel sous contrat qu’il soit en suspension temporaire ou en congé de quelque type que ce soit.

Tous les consultants, entrepreneurs ou fournisseurs y compris ceux inscrits sur la liste noire et suspendus avec lesquels une longue relation a existé ou même une unique relation.

Tous les clients, y compris ceux qui ont une relation unique.

Incidents à rapporter:

Tous les employés et parties prenantes doivent fournir discrètement des informations en rapport avec la violation du Code d’Ethique et du Code de Gouvernance d’Entreprise.
Le rapport ou la divulgation d’information ne doit pas être méchant, sans fondement ou dans l’intention de porter atteinte à l’intégrité des personnes internes et extérieures à la banque. Toute découverte de fausses allégations faites de manière délibérée ou malveillante sera considérée comme une faute disciplinaire et soumise aux procédures disciplinaires d’usage.
La liste des incidents à rapporter ci-dessous n’est pas exhaustive :
i.
Toutes les formes de malversations financières, d’irrégularités ou de fraude.
ii.
Non-respect d’une obligation légale ou statutaire.
iii.
Actions préjudiciables à la santé et à la sécurité ou à l’environnement.
iv.
Toute forme d’activité criminelle.
v.
Conduite inappropriée ou comportement contraire à l’éthique.
vi.
Non-respect des directives réglementaires.
vii.
Autres formes de violations de la gouvernance d’entreprise.
viii.
Opérations connectées.
ix.
Abus d’initiés.
x.
Non-divulgation d’intérêts/Conflit d’intérêts.
xi.
Fuite d’informations confidentielles ou exclusives.
xii.
Tout acte/omission susceptible de présenter un risque pour les parties prenantes de la banque.
xiii.
Mauvaise gestion, gaspillage grossier ou détournement de fonds/d’actifs de la Société.
xiv.
Abus de pouvoir.
xv.
Un acte de discrimination ou de harcèlement sexuel.
xvi.
Utilisation non officielle des actifs matériels/humains de la Société.
xvii.
Abus de politique de dépenses.
xviii.
Tentatives de dissimulation de l’un de ces éléments, etc.
La liste suivante comporte des incidents à ne pas rapporter :
i.
Plainte du personnel au sujet des décisions de la Direction Générale sur le recrutement, l’emploi ou le déploiement interne, les promotions, la répartition de primes et autres problèmes relatifs au travail qui sont couverts par une politique séparée.
ii.
Plainte du client au sujet des produits bancaires y compris la tarification, la livraison du service et la gestion des relations qui sont standards et applicables à toute la clientèle de la banque.
iii.
Les plaintes concernant des supérieurs hiérarchiques, des subordonnés ou des collègues et portant sur des sujets relatifs aux responsabilités

professionnelles, aux relations de travail et sur d’autres sujets qui sont de
nature privée.
iv.
Tous autres sujets pour lesquels il existe une politique de procédures spécifiques des plaintes.
Cette liste n’est pas exhaustive.

Protection des donneurs d’alerte

i.
Afin qu’une révélation de violation adressée à UBA soit protégée, elle doit être faite en toute bonne foi.
ii.
La Banque encourage entièrement le signalement anonyme. Par conséquent, les donneurs sincères d’alerte sont encouragés à fournir des informations utiles à travers les canaux autorisés de signalement.
Toutefois, un donneur d’alerte qui souhaite révéler son identité est libre de le faire. Mais son identité doit rester confidentielle là où elle aura été révélée. En outre, dans le cas extrêmement improbable où la confidentialité de l’alerteur est compromise, la Banque doit user de tout son pouvoir pour protéger une telle personne contre toutes représailles ou discriminations de toutes sortes.

Procédures pour donner l’alerte

Dans le but d’aider aux investigations, l’auteur de l’alerte, avant de faire un rapport, doit rassembler autant de faits que possible, tels que les dates des événements, les documents de référence, etc
Les divulgations appellent une hotline publiée sur notre site Web, www.ubabenin.com. Cela peut également être fait via SMS et WhatsApp.

En cliquant sur le lien « donner l’alerte » hébergé par le site Internet de la banque ou en envoyant directement à l’adresse
whistleblowingben@ubagroup.com
Un lanceur d’alerte doit divulguer toute information liée aux activités de la Banque qui doit indiquer l’un des éléments suivants :
a. qu’une infraction a été commise ;
b. qu’une personne n’a pas respecté les lois bancaires, les politiques et procédures internes, etc. ; et que quelqu’un a caché des choses relevant de (a.) ou (b).

Des divulgations confidentielles peuvent également être faites directement à l’une des personnes suivantes :
i.
DG
ii.
Responsable de l’audit
iii.
Le DG du Régional
iv.
Le Directeur de l’Audit Interne du Groupe UBA
v.
Directeur Exécutif Risques & Finances du Groupe

vi.
Le DG du Groupe

Lorsque l’alerte a été donnée au téléphone, l’interlocuteur peut poser quelques questions pertinentes pour les besoins de l’investigation.

Lorsqu’un alerteur a choisi de rester anonyme, un accord d’appel doit être convenu entre celui-ci et son interlocuteur au moment de faire le rapport. Cet accord doit définir les moments préalablement convenus où l’alerteur doit appeler la ligne pour apporter de plus amples informations ou éclaircissements sur l’acte à rapporter

Le Directeur de l’audit interne procède de temps à autre à une vérification aléatoire du numéro de téléphone et de l’adresse électronique pour s’assurer de leur fonctionnalité.

Niveau de preuve

a.
Il n’est pas nécessaire pour un alerteur de prouver que l’acte concerné s’est produit où se produirait. Le fait d’être raisonnablement convaincu que l’acte s’est produit ou se produirait est tout ce qui importe.
b.
Même dans les cas où l’identité de l’alerteur est connue, aucune action ne doit être prise contre un alerteur qui en toute bonne foi fait des allégations qui ne sont pas confirmées après investigation.

Processus d’investigation des incidents

Dès réception d’un rapport de dénonciation, les informations de base sur ce rapport sont immédiatement documentées. Les informations doivent inclure le nom du lanceur d’alerte, son adresse e-mail et son numéro de téléphone, une description de l’incident et le lieu où l’incident s’est produit. Les informations rassemblées ci-dessus sont ensuite transmises au Responsable de l’audit interne, mettra immédiatement sur pied une équipe d’investigation pour enquêter discrètement sur le cas.
b.
Sous réserve de la complexité de chaque cas, une investigation devrait être achevée dans un délai maximum de quatre (4) semaines.
c.
Le compte-rendu des incidents rapportés, vérifiés et les actions disciplinaires prises peuvent être communiqués à l’alerteur (si nécessaire) en prenant soin de cacher l’identité de toutes les parties.

Processus de rétroaction

Un rapport de dénonciation doit être accusé de réception par le (s) destinataire (s) de la dénonciation afin de garantir au dénonciateur que des mesures sont prises concernant le rapport.
ii.
De temps à autre, les points d’apprentissage tirés des cas de dénonciation faisant l’objet d’une enquête seront partagés avec le personnel au moyen de notes de sensibilisation.

Une déclaration de dénonciation est publiée dans le bulletin de conformité sur une base trimestrielle. Cette déclaration doit mettre en évidence :
a.
Le nombre de cas de dénonciation reçus au cours du trimestre sous revue.
b.
Le nombre de bénéficiaires du programme de récompense

Système de récompense

La Banque est résolument engagée à s’assurer qu’elle entretient un environnement qui opère selon les normes et standards d’Ethique les plus élevées. Comme signe de cet engagement à la politique d’Alerte instituée, la banque pourra, à sa propre discrétion, envisager de récompenser le membre du personnel dont les révélations concourent à la protection des biens et des personnes de UBA.
La politique de dénonciation fournit un système de récompense où les divulgations du personnel mènent à la protection des actifs ou du capital humain de la Banque. Par conséquent, les dénonciateurs des cas justifiés sont récompensés trimestriellement après la conclusion de l’enquête et l’approbation des rapports, sur la base d’une grille de récompense approuvée par le DG de temps à autre.

Objectifs du programme de récompense

Définir les critères de qualification et les lignes directrices pour la détermination de la récompense payable aux lanceurs d’alerte sur une base trimestrielle.
ii.
Établir la procédure de paiement pour le programme de récompense.

Critères de récompense

Seuls les actes justifiés qui sont signalés en utilisant l’un des canaux d’alerte seraient récompensés.
ii.
Un lanceur d’alerte qui, après enquête, se révèle être l’auteur ou l’un des auteurs de l’acte de dénonciation ne sera pas récompensé.
iii.
Un lanceur d’alerte serait récompensé lorsque la divulgation est justifiée et conduit à la protection des actifs de la banque.
Pour arriver à la récompense, les éléments suivants seraient pris en compte :
i.
L’exactitude et la qualité des informations fournies pour faciliter une enquête rapide sur le cas.
ii.
Actualité du rapport de dénonciation (écart entre la date de survenue de l’incidence et le moment où elle a été escaladée).
iii.
Montant de la perte potentielle ou réelle impliquée.
iv.
Poids de la perte potentielle ou réelle impliquée. La récompense doit